電話予約とWeb予約のダブルブッキングを防ぐ方法|紙の予約台帳を使う個人店の「席の取り合い」対策
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金曜の夜、電話で「8時から4名」の予約を受けて、紙の予約台帳に書いた。数分後、同じ8時にWebからも4名の予約が入る。残っていた卓は、ひとつだけだった——。
電話とWebの両方で予約を受け始めると、多くのお店が一度はこの「席の取り合い」を経験します。満席なのにWebに空きが出ていて、来店したお客さまをお待たせしたり、お断りしたりすることになれば、お店の信用にも関わります。
この記事では、ダブルブッキングが起きる原因と、個人店でも今日からできる防ぎ方を順に解説します。
ダブルブッキングはなぜ起きるのか
原因を分解すると、3つあります。
① 予約の入口が複数ある。 電話、インスタのDM、店頭での次回予約、グルメサイト、Web予約。入口が増えるほど、予約は取りやすくなる一方で、把握は難しくなります。
② 記録する場所がばらばら。 電話は紙の予約台帳、DMはスマホの中、Web予約はそれぞれのサービスの管理画面。席の状況を確かめるには、すべてを見比べる必要があります。
③ 記録するまでに時間差がある。 営業中に電話を受けても、台帳に書くのは手が空いてから。その間も、Web予約は営業中・閉店後を問わず受付を続けています。
電話やDMは、お店の人が受けるので「受けた」ことを把握できます。一方のWeb予約は、人の手を介さずに入ってきます。電話で受けた分をWeb予約の側に伝える作業が抜けると、そこで席が二重に埋まります。
防ぎ方の基本:紙の予約台帳ではなく、Web予約の側に寄せる
いちばん効く対策は、予約を1か所で見られるようにすることです。ポイントは、どちらに寄せるかです。
紙の予約台帳に寄せる場合は、Web予約が入るたびに台帳へ書き写すことになります。ところがWeb予約は営業中にも入ってくるので、書き写しが追いつかない時間が必ず生まれます。
反対に、Web予約の画面に寄せる場合は、電話・DM・店頭で受けた予約を書き込めば済みます。こちらはお店の人が受けた予約だけなので、受けたその場で入れれば時間差が生まれません。
つまり、自動で入ってくる予約の側に、手で受けた予約を寄せるのがコツです。ただし、電話予約などを入力して席を押さえられるかどうかは、予約サービスによって違います。使っている(または使う予定の)サービスで確認してください。
席の配置や顧客情報の管理までまとめて行う「予約台帳サービス」を入れる方法もあります。予約の数が多く、配席まで管理したいお店には向いていますが、月額の利用料がかかるものもあります。紙の台帳で回っていて、困っているのが「Webとの席の取り合い」だけなら、Web予約の画面に電話の分を入れておくだけで足りることも多いはずです。
グルメサイトのネット予約も使っている場合は、自動で入ってくる入口が2つになります。サービス同士が空席を自動でやりとりしていない限り、片方に予約が入ったら、もう片方の受付枠を手で減らす必要があります。この手間を減らすのが、次の「枠を決めておく」対策です。
対策1:Web予約に出す枠を決めておく
全部の席をWeb予約で埋められるようにせず、同じ時間帯に受ける予約の組数の上限を、実際の卓数より少し少なめに決めておきます。
たとえばテーブル6卓のお店なら、上限は4〜5組。残りの卓は、飛び込みのお客さまや、書き込みが間に合わなかった電話予約のために取っておきます。こうしておけば、電話で受けた予約の書き込みが少し遅れても、すぐには席があふれません。
なお、この上限がWeb予約だけの数なのか、電話などで入力した予約も含めた合計なのかは、予約サービスによって違います。合計で数える方式なら、上限は「実際の卓数から、飛び込み用に残したい分を引いた数」にしておけば、電話の予約を入れるたびにWebの空きも自然に減っていきます。
あわせて、1組あたりの滞在時間も決めておきましょう。18時に入った組が2時間いるなら、その卓は20時まで埋まっています。滞在時間を考えずに時間枠だけで受けると、前の組がまだいる卓に次の予約が入ってしまいます。
枠を絞りすぎると、Webから入るはずだった予約を逃します。最初は少なめに始めて、取り合いが起きないことを確かめながら増やしていくのが安全です。
対策2:電話で受けたら、その場で席を押さえる
ルールはひとつだけ決めます。「電話を切ったら、台帳より先に予約の画面」。
日時と人数だけでも先に入れておけば、その分の枠はWeb予約に出なくなります。お名前などの細かい情報は、手が空いてから足せば十分です。
インスタのDMや店頭で受けた予約、グルメサイトから入った予約も同じです。受けた入口がどこであっても、席を押さえる場所は1か所にそろえます。
対策3:混む日・貸切の日は、その日だけ受付を変える
金曜・土曜の夜、宴会の多い時期、貸切の予定が入った日。こうした日は、その日だけWebの受付組数を減らす、特定の時間帯だけ止めるといった調整が効きます。臨時休業の日は、Webの受付も閉じておきます。
予定がわかった時点で先に設定しておけば、当日、電話の対応に追われているときに慌てずに済みます。
Noren Reserve ではどう設定する?
Noren Reserve(ノレン リザーブ)は、キャリアストック株式会社が提供する飲食店向けの予約ページです。月額0円・初期費用0円で、GoogleマップやInstagramに貼った予約ページから来店したお客さま1名につき55円(税込)の完全従量課金です。この記事の対策は、次の設定で行えます。
- 時間帯ごとの受付組数と、1組の滞在時間:同じ時間帯に受ける予約の組数(電話などで手入力した予約も含みます)と、1組の標準的な滞在時間(60〜180分)を設定します。滞在時間を考えて後ろの時間枠も自動で押さえるので、設定した組数を超えてWeb予約が入ることはありません(電話などの手入力は、確認のうえで上限を超えて登録できます)
- 電話・DM・店頭で受けた予約の入力:管理画面に入れると、その分の空きが減ります。お名前・電話番号の入力は任意です。他社の予約サイトで入った予約も同じように入れられます。手入力した予約は課金対象外です
- 営業日カレンダー:特定の日を休業にする、その日だけ受付組数を変える、時間帯ごとに変える(貸切や「この時間だけ満席」)ことができます。受付を止めた時間帯は、お客さまの予約画面に表示されません
- 新しい予約のメール通知:Web予約が入ると、すぐにメールでお知らせが届きます
なお、Noren Reserveには、グルメサイトなど他社の予約サービスと空席を自動でやりとりする仕組みはありません。グルメサイト側の受付枠は、それぞれの管理画面で調整してください。また、Webからの予約受付は来店2時間前までです。それより直前のご予約は、電話や店頭で受けることになります。
予約ページは、Googleマップやインスタのプロフィールに貼って使います。ランチ営業で、仕込みや接客中に電話に出られないお店にも向いています。Googleマップでお店を見つけたお客さまが、電話をかけずにそのまま予約できるので、営業中の電話そのものが減ります。2026年12月31日ご来店分までは0円で、課金は2027年1月のご来店分からです。
まずは、予約がどこに書かれているかを数えてみる
最初の一歩は、いまの予約が「どの入口から入って、どこに書かれているか」を書き出してみることです。入口が3つ以上あって、書いている場所が2か所以上に分かれているなら、席の取り合いが起きる条件はそろっています。Web予約の側に寄せる場所を決めて、まずは電話で受けた1件を、その場で入れるところから始めてみてください。